Ser pego de surpresa por uma audiência é um dos erros mais evitáveis, e também um dos mais constrangedores, na rotina de um escritório. Na maioria das vezes, o problema não é falta de atenção do advogado, é falta de um processo estruturado para acompanhar audiências marcadas com semanas ou meses de antecedência.
Um checklist com três momentos, não um só
Tratar a preparação de audiência como algo que acontece só na véspera é o erro mais comum. Funciona melhor dividir em três checagens: assim que a audiência é marcada, revisar se há alguma diligência prévia necessária, como juntada de documento ou intimação de testemunha. Cerca de cinco dias antes, confirmar presença de testemunhas e cliente, e revisar os pontos centrais da causa. Na véspera, confirmar horário e local, presencial ou por plataforma no caso de audiência virtual, e reunir os documentos físicos ou digitais que serão usados.
Audiência de conciliação não é audiência de instrução
Muitos escritórios preparam todas as audiências da mesma forma, mas conciliação e instrução exigem preparação diferente. Na conciliação, o mais importante é entrar com uma margem de negociação já definida com o cliente antes da audiência, para não precisar decidir um valor de acordo em tempo real sob pressão. Na instrução, o preparo de testemunhas e a revisão de quais perguntas fazer, e quais evitar, pesa muito mais.
Audiência virtual tem detalhes próprios
Audiências por videoconferência trazem um conjunto próprio de cuidados: testar o link e o equipamento com antecedência, garantir que o cliente também tenha acesso testado, e ter um plano alternativo se a conexão cair no meio do ato, como um número de telefone de contingência informado ao juízo previamente. Deixar isso para a hora da audiência é um risco desnecessário que um teste de cinco minutos no dia anterior evita quase sempre.
Prepare o cliente, não só o processo
Um cliente que nunca foi a uma audiência costuma chegar ansioso e sem saber o que esperar, o que pode prejudicar até o depoimento dele. Explicar previamente como funciona a audiência, quanto tempo deve durar, o que vai ser perguntado e como se comportar reduz bastante esse nervosismo, e normalmente melhora a qualidade do depoimento.
Uma agenda compartilhada evita o pior cenário
O pior cenário não é uma audiência mal preparada, é uma audiência simplesmente esquecida porque ficou anotada só na cabeça ou na agenda pessoal de quem recebeu a intimação. Ter as audiências de todo o escritório em uma agenda compartilhada, visível para quem mais precisa saber, incluindo a pessoa que vai representar o escritório, é a proteção mais básica contra esse tipo de erro. No PortalADV, audiências e prazos ficam vinculados ao processo e aparecem na agenda de toda a equipe envolvida, o que evita que essa informação fique isolada com uma única pessoa.