Quando um cliente perde um parente e chega ao escritório perguntando quanto tempo vai levar o inventário, a resposta certa quase sempre depende de três perguntas simples. Existe testamento? Todos os herdeiros são maiores e capazes? Todo mundo concorda com a partilha? Se a resposta às três for a que interessa, o caminho mais rápido não passa pelo fórum, passa pelo cartório de notas.
O que muda entre o inventário judicial e o extrajudicial
O inventário extrajudicial existe desde a Lei 11.441/2007, que alterou o Código de Processo Civil para permitir que a partilha de bens seja feita por escritura pública, sem a intervenção de um juiz. Na prática isso significa meses a menos de espera. Enquanto um inventário judicial simples pode levar de um a dois anos até a homologação, o extrajudicial costuma sair em poucas semanas, contado o tempo de reunir a documentação. O procedimento continua sendo formal e produz o mesmo efeito jurídico de transferência de propriedade, só que o tabelião assume o papel que seria do juiz nos casos sem litígio.
Os três requisitos que precisam estar presentes ao mesmo tempo
A via extrajudicial só está disponível quando três condições existem juntas. A primeira é a ausência de testamento, porque a existência de um testamento válido exige homologação judicial, mesmo que os herdeiros concordem entre si. A segunda é que todos os herdeiros sejam maiores de idade e plenamente capazes. Havendo um menor ou um interditado entre os sucessores, o inventário vai para a vara de sucessões, por determinação do próprio Código de Processo Civil, artigo 610. A terceira é o consenso, já que todos precisam concordar com a partilha proposta, porque a escritura pública não comporta litígio entre as partes. Faltando qualquer uma delas, o caminho volta a ser o judicial.
Como funciona na prática, do cartório ao registro
Reunidos os documentos, como certidão de óbito, documentos pessoais dos herdeiros, certidão de casamento ou união estável, matrícula atualizada dos imóveis e a certidão negativa de débitos, o advogado leva a minuta da partilha ao tabelionato de notas escolhido pela família, que não precisa ser o do domicílio do falecido. A presença de um advogado é obrigatória em toda escritura de inventário, e cada parte pode ter o seu próprio, o que é comum quando a partilha envolve valores diferentes entre os herdeiros. Antes de lavrar a escritura, o tabelião calcula o ITCMD devido ao estado e exige a comprovação do recolhimento, já que a escritura sem esse pagamento não sai do papel. Feita a lavratura, a escritura já vale como título para transferência dos bens e é levada a registro na matrícula de cada imóvel e nos órgãos de trânsito, banco ou corretora, conforme o bem envolvido.
Quando o processo judicial continua sendo obrigatório
Vale reforçar para o cliente que a via extrajudicial não é uma opção de conveniência, é uma via que só se abre quando a lei permite. Testamento, herdeiro incapaz ou desacordo entre os sucessores fecham essa porta automaticamente, mesmo que a família prefira evitar o processo judicial por qualquer motivo. Há também situações em que um bem específico exige tratamento judicial, como imóvel rural sem matrícula regularizada ou litígio sobre a existência de outros herdeiros não declarados, casos em que a segurança do processo judicial compensa a demora.
Quanto custa optar pela via extrajudicial
Um receio comum da família é achar que o cartório vai custar mais caro do que o processo judicial. Na prática, o inventário extrajudicial dispensa custas judiciais, mas exige o pagamento dos emolumentos do tabelionato, calculados sobre o valor dos bens inventariados conforme a tabela de cada estado, além dos honorários do advogado que participa do ato. Em muitos casos, mesmo somando emolumentos e honorários, o custo total fica próximo ou até menor do que o de um inventário judicial arrastado, porque a demora do processo judicial também tem preço, entre custas de perícia, diligências e o tempo que os bens ficam indisponíveis para venda ou uso pela família.
Por que vale a pena orientar o cliente sobre o prazo
O Código Tributário de cada estado costuma prever multa quando o ITCMD não é declarado dentro de um prazo determinado após o óbito, e esse prazo corre independentemente de o inventário ter começado ou não. Orientar a família a procurar o escritório logo nas primeiras semanas evita que a multa por atraso encareça o processo, além de reduzir o risco de o próprio imóvel ficar indisponível para venda enquanto a partilha não sai do papel. Um sistema de gestão como o PortalADV ajuda o escritório a acompanhar esse prazo junto com os demais compromissos do caso, para que a urgência do ITCMD não se perca no meio da rotina de outros clientes.