A rotina de um advogado tende a ser reativa por natureza: prazo que vence, cliente que liga, audiência que é marcada em cima da hora. Isso cria a sensação de estar sempre ocupado sem necessariamente estar produtivo, porque o dia é conduzido pelas urgências dos outros, não por um plano próprio.
Separe o que é prazo fatal do que é meta interna
Uma rotina mais produtiva começa distinguindo dois tipos de compromisso: o prazo fatal, definido por lei ou por decisão judicial, que não admite atraso, e a meta interna, que o próprio escritório se impõe para trabalhar com folga, como protocolar três dias antes do prazo real. Tratar os dois como se fossem igualmente urgentes é o que faz a semana inteira ser vivida sob pressão constante, mesmo quando na real só uma fração dos prazos está de fato apertada.
Blocos de tempo em vez de lista infinita
Uma lista de tarefas sem horário reservado tende a ser dominada pelo que é urgente, nunca pelo que é importante mas não tem prazo essa semana, como estudar uma tese nova ou revisar a estratégia de um caso maior. Reservar blocos fixos de tempo, por exemplo as primeiras duas horas da manhã, para o trabalho que exige concentração, e deixar o fim da tarde para responder mensagens e resolver pendências administrativas, costuma render mais do que tentar fazer tudo intercalado o dia inteiro.
Nem tudo urgente é importante
Vale aplicar um filtro simples antes de reagir a cada pedido que chega: isso é urgente e importante, urgente mas não importante, importante mas não urgente, ou nenhum dos dois? A maior parte do que interrompe o dia de um advogado cai na segunda categoria, urgente na cabeça de quem pediu, mas sem consequência real se esperar até o fim do dia. Aprender a identificar isso rapidamente libera um tempo considerável.
Automatize o que é repetitivo antes de tentar ser mais rápido nele
Boa parte do tempo perdido na rotina de um advogado não vem de tarefas complexas, vem de tarefas simples que se repetem: atualizar manualmente o andamento de um processo, copiar dados do cliente de um lugar para outro, lembrar de avisar alguém sobre um prazo. Antes de tentar ser mais rápido fazendo essas tarefas, vale perguntar se elas precisam mesmo ser feitas manualmente, porque frequentemente a resposta é não.
A semana começa antes de segunda-feira
Reservar trinta minutos na sexta-feira, ou no domingo à noite, para revisar os prazos e compromissos da semana seguinte evita que a segunda-feira comece no escuro, descobrindo prazos apertados só quando já é tarde para se planejar. Esse hábito simples costuma reduzir bastante a sensação de estar sempre correndo atrás.
Ter todos os prazos, tarefas e compromissos em um único lugar, em vez de espalhados entre agenda, papel e memória, é o que torna esse tipo de planejamento viável na prática. O PortalADV reúne tarefas, prazos e agenda em uma visão só, para que essa revisão semanal leve minutos, não horas.