Existe um tipo específico de aflição na advocacia, aquela de tentar protocolar às onze da noite do último dia do prazo e o sistema recusar o arquivo. Na maioria das vezes o motivo não tem nada de jurídico, é o PDF. Como esses problemas se repetem, dá para eliminá-los quase todos com uma rotina de preparo de arquivo que leva poucos minutos.
O limite de tamanho, o campeão de recusas
Cada tribunal fixa o próprio limite por arquivo e por petição, e esses valores variam bastante entre os sistemas em uso no país. Por isso não existe um número universal para decorar, existe o hábito de conferir o limite do tribunal onde se atua e trabalhar sempre abaixo dele. Documento digitalizado costuma estourar o teto porque foi escaneado em resolução alta e colorido, quando preto e branco em trezentos pontos por polegada já atende à exigência de legibilidade.
Quando o arquivo continua grande depois de ajustada a digitalização, o caminho é comprimir sem destruir a legibilidade, ou dividir o documento em partes bem nomeadas, por exemplo procuração, contrato e comprovantes em arquivos separados. Aliás, separar por tipo documental costuma ser melhor do que juntar tudo num arquivo único, porque facilita a vida de quem vai julgar. Para reduzir o peso sem perder qualidade, a ferramenta de comprimir PDF resolve o caso na maioria das vezes.
PDF de imagem não é PDF pesquisável
Documento escaneado vira uma foto dentro de um PDF. Ele abre, mas não permite busca de texto, não permite cópia de trecho e, dependendo do sistema, é recusado ou gera advertência. O reconhecimento óptico de caracteres resolve isso, transformando a imagem em texto pesquisável sem alterar a aparência do documento. Além de atender aos requisitos técnicos, o arquivo pesquisável ajuda o próprio escritório, porque permite localizar uma cláusula em cento e oitenta páginas de contrato sem folhear tudo.
Senha, restrição e outros bloqueios silenciosos
PDF com senha de abertura ou com restrição de impressão e edição costuma ser rejeitado no upload, e o erro exibido raramente explica isso com clareza. Vale conferir as propriedades do arquivo antes de tentar. O mesmo cuidado se aplica a documentos assinados eletronicamente por plataformas externas, que às vezes acrescentam camadas de proteção ao arquivo final.
Outro detalhe pequeno que trava protocolo é o nome do arquivo. Acentos, cedilha, barras e nomes muito longos geram falha em alguns sistemas. Nome curto, sem caractere especial e descritivo evita esse tipo de perda de tempo.
Assinatura, prazo e indisponibilidade
A Lei 11.419/2006 disciplina a informatização do processo judicial e trata da assinatura eletrônica, admitindo tanto a assinatura digital baseada em certificado emitido por autoridade certificadora credenciada quanto o cadastro do usuário no sistema do tribunal. Certificado vencido é motivo frequente de falha de última hora, e conferir a validade uma vez por mês custa menos do que descobrir isso no fim do prazo.
Sobre o horário, o Código de Processo Civil permite o protocolo em autos eletrônicos até as vinte e quatro horas do último dia do prazo. E o artigo 224, parágrafo 1º, prorroga o início e o vencimento do prazo para o primeiro dia útil seguinte quando houver indisponibilidade da comunicação eletrônica, entre outras hipóteses. Se o sistema cair, o cuidado essencial é documentar a falha na hora, com captura de tela contendo data e horário e, quando disponível, a certidão de indisponibilidade emitida pelo próprio tribunal. Sem prova, a alegação vira palavra contra registro.
Uma rotina que resolve quase tudo
- Digitalize em preto e branco, em trezentos pontos por polegada, salvo quando a cor for relevante para a prova.
- Passe todo documento escaneado por OCR antes de anexar.
- Separe por tipo documental em vez de criar um arquivo único gigante.
- Confira senha e restrições nas propriedades do arquivo.
- Comece o protocolo com folga, porque o imprevisto técnico é a regra, não a exceção.
Perguntas frequentes
Existe um limite de tamanho igual para todos os tribunais? Não. Cada tribunal define o próprio limite por arquivo e por petição, então vale conferir a regra do sistema em que se atua.
Comprimir o PDF prejudica a validade do documento? Não, desde que o conteúdo continue legível e íntegro. O que não se pode é alterar o conteúdo do documento.
O que fazer se o sistema do tribunal ficar fora do ar no dia do prazo? Documentar a indisponibilidade imediatamente e invocar a prorrogação prevista no artigo 224, parágrafo 1º, do CPC, juntando a prova da falha.