"Quero trocar de sistema, mas não tenho tempo de parar o escritório para isso" é a objeção mais comum que se ouve sobre migração, e também a mais razoável. A boa notícia é que trocar de sistema não precisa acontecer tudo de uma vez.
Por que a migração assusta tanto
O medo raramente é do sistema novo em si. É da ideia de ter que digitar anos de planilha de uma só vez, correndo o risco de errar ou perder alguma informação pelo caminho. Migrar tudo de uma vez é justamente o que transforma uma tarefa simples numa tarefa gigante e assustadora.
Comece pelo essencial, não por tudo
Processos ativos e clientes ativos entram primeiro. Um processo arquivado há anos pode entrar depois, com calma, ou até nem entrar. A maior parte do valor de um sistema novo já aparece só com o que está em andamento hoje, sem precisar mexer no histórico completo.
Migre por lote, não de uma vez só
Dividir a migração por cliente, por área do direito ou por responsável transforma uma tarefa de duas semanas trancado numa sala em pequenos blocos que cabem no dia a dia do escritório. Ninguém precisa parar de atender para isso acontecer.
Mantenha a planilha viva por um tempo
Nas primeiras semanas, é normal manter a planilha antiga só para consulta, sem editar nela, como uma rede de segurança até confiar de verdade no sistema novo. Isso reduz bastante a ansiedade de "e se eu tiver perdido alguma coisa no meio do caminho".
Treine com uma tarefa real, não com um tutorial genérico
A equipe aprende muito mais rápido resolvendo um caso real dela mesma, como cadastrar o próprio cliente ou lançar o próprio prazo, do que assistindo a um tutorial sobre um exemplo qualquer que não tem nada a ver com o dia a dia dela.
Como fica na prática
O PortalADV tem um cadastro em etapas pensado exatamente para isso: você cadastra cliente, processo e prazo aos poucos, sem precisar preencher tudo de uma vez para já começar a usar o sistema no dia seguinte.