É comum um escritório de advocacia saber exatamente quantos processos está tocando, mas não saber se está ganhando dinheiro de verdade com isso. Acompanhar indicadores de gestão não é útil só para escritórios grandes com departamento financeiro, é o que separa um escritório que cresce de forma sustentável de um que trabalha cada vez mais sem entender por que o resultado não aparece.
Ticket médio e taxa de conversão
O ticket médio é simplesmente o valor médio que cada cliente novo traz ao escritório, somando honorários contratuais e de êxito ao longo do contrato. Acompanhar esse número mês a mês mostra se o escritório está atraindo casos mais ou menos rentáveis com o tempo. Junto com ele, a taxa de conversão, que mede quantas pessoas que fizeram uma consulta inicial de fato assinaram contrato, revela se o problema está em atrair gente suficiente ou em fechar negócio com quem já chegou.
Inadimplência e horas faturáveis
A taxa de inadimplência, o percentual de honorários que deveriam ter sido pagos e não foram dentro de um período, é um indicador que muitos escritórios sentem no caixa, mas poucos calculam formalmente. Ter esse número exato ajuda a decidir se vale ajustar a política de cobrança ou o próprio contrato de honorários. Já a relação entre horas faturáveis e horas trabalhadas, ou seja, quanto do tempo da equipe efetivamente gera receita contra quanto se perde em tarefas administrativas, costuma revelar um gargalo de produtividade que ninguém tinha notado.
Custo de aquisição de cliente
Quando o escritório investe em marketing jurídico, indicações remuneradas ou qualquer forma de captação, faz sentido calcular quanto custa, em média, trazer um cliente novo, e comparar isso com o ticket médio. Um escritório pode estar gastando mais para atrair um cliente do que esse cliente efetivamente traz de receita, e sem esse número lado a lado essa conta passa despercebida.
Comece comparando com o próprio histórico, não com o mercado
Um erro comum ao começar a acompanhar indicadores é travar procurando um benchmark de mercado perfeito antes de agir, quando o comparativo mais útil no início é o escritório contra ele mesmo, mês a mês. Ver a inadimplência caindo de dezoito para doze por cento em seis meses já indica que as mudanças estão funcionando, independente de qual seja a média do setor. Depois de alguns meses de histórico próprio, comparar com benchmarks externos passa a fazer mais sentido.
O indicador mais simples de todos: fluxo de caixa projetado
Antes de qualquer indicador mais sofisticado, o básico que resolve a maior parte dos problemas de gestão é saber, com razoável previsão, quanto vai entrar e quanto vai sair do caixa nos próximos meses, considerando os honorários já contratados e as despesas fixas do escritório. Muitos escritórios só descobrem um aperto financeiro quando ele já está acontecendo, porque nunca projetaram esse número com antecedência.
Nenhum desses indicadores exige uma planilha complexa para começar. O PortalADV já organiza recebimentos, despesas e o fluxo de caixa do escritório automaticamente a partir dos lançamentos financeiros, o que facilita bastante acompanhar esses números sem precisar montar um controle paralelo.